Zarządzanie szkołą

Aktualne i kompletne dane o dzieciach i ich rodzicach (opiekunach) mają zasadniczy wpływ na sprawne i efektywne funkcjonowanie wszystkich sfer działalności szkoły.

Od posiadania takich danych zależy praca wszystkich w szkole, od dyrektora szkoły i prezesa zarządu do skarbnika, nauczycieli i pielęgniarki:

Jak wygląda zbieranie danych w przeciętnej polskiej szkole sobotniej?

• Rejestracją danych rzadko zajmują się osoby mające do tego przygotowanie zawodowe (informatycy, pracownicy administracji, itp.).
• Zajmuje się tym z reguły jeden z rodziców (często skarbnik lub prezes), prowadząc rejestr w domu na własnym komputerze.
• Dane rejestrowane są na papierze lub za pomocą arkuszy elektronicznych typu Excel.
• Struktura danych jest prosta i niepodatna na dalsze przetwarzanie.
• Wprowadzanie danych jest bardzo pracochłonne i podatne na powstawanie błędów.
• Brakuje wypracowanych procedur systematycznego uaktualniania danych.

Rezultatem jest niski stan kompletności i aktualności danych

• Stopień aktualności zależy od wolnego czasu osoby wprowadzającej. Ona ma dostęp do najaktualniejszych danych. Inni dostają mniej aktualne kopie.
• Uaktualniania danych nie można podzielić między więcej osób. W okresach intensywnych przyjęć dzieci do szkoły występują znaczne opóźnienia.
• Format danych nie jest dostosowany do wspierania pracy różnych zespołów (księgowość, dyżury, itp.), obniżając tym samym ich przydatność i skuteczność.
• Rozprowadzanie danych wśród osób zainteresowanych odbywa się ręcznie – dostają one swoje kopie w różnym czasie.
• Brak pewności co do aktualności danych sprawia, że potrzebujący tworzy własną listę - prowadzi to do bałaganu i niejednolitości danych.
• Brak zapasowych kopii zwiększa ryzyko utraty danych.

Dlaczego przez całe lata sytuacja nie uległa poprawie?

Jest wiele przyczyn dla których polskie szkoły sobotnie nie mogą być zarządzane sprawniej i efektywniej. Wiekszość z nich wynika z uwarunkowań w jakich funkcjonują:

• Szkoły nie mają pomieszczeń biurowych oraz środków finansowych pozwalających na użycie lepszych narzędzi (oprogramowania, itp.).
• Duża część pracy rodziców odbywa się wieczorami w domu, co wyklucza używanie systemów biurowych.
• Brak wykwalifikowanych i dysponujących wolnym czasem rodziców-informatyków, oraz zbyt duże koszty wynajęcia specjalistów w tej dziedzinie.
• Dostępne na rynku systemy typu Contact Management, Club Management i inne, nie spełniają specyficznych potrzeb szkół sobotnich.
• Brak wypracowanych, dobrych metod zarządzania w tej dziedzinie.